„Das Scanning, die Implementierung der neuen Abläufe, die komplette Änderung der individuellen– über Jahrzehnte verinnerlichten – Arbeitsorganisation sowie das digitale Denken und Handeln. Wesentlich zum Bewältigen dieser Herausforderungen beigetragen haben die Bereitschaft aller Mitarbeitenden, einen zusätzlichen Effort zu leisten, und die Offenheit, diese Aufgaben mit Freude und Leidenschaft anzugehen. Mit der wertvollen und professionellen Unterstützung
von Diartis und Swisscom haben wir diese gemeistert.“ - Dr. iur. Patrick Fassbind, Leiter KESB Basel
die Herausforderung
Die Einführung der elektronischen KESB war erforderlich, um die Organisationsentwicklung und das Prozessmanagement auf eine neue Stufe zu hieven. Das Ziel war klar: Effektivere
und effizientere Abläufe, um mehr Zeit für die direkte Unterstützung der Klientinnen und Klienten zu gewinnen, den administrativen Aufwand zu minimieren und die Qualität insgesamt zu steigern. Dazu mussten alle Prozesse neu gedacht und ins digitale Zeitalter überführt werden. Seit Mitte
2017 läuft der gesamte Betrieb der KESB digital ab.
Die Lösung
Unter diesen Voraussetzungen war klar, dass nicht nur eine neue, moderne und leistungsstarke Fallführungssoftware beschafft werden musste. Mit der Umstellung ihrer Fallführungssoftware wollte die KESB Basel auch gleichzeitig ihre Arbeitsweise umstellen. So sollten Papierakten abgeschafft werden. Mit der Einführung von elektronischen Dossiers sollte die Digitalisierung in der Behörde Einzug halten.
Die Vorteile der umfassenden digitalisierten Bearbeitung liegen auf der Hand: Alle Dossierinformationen sind jederzeit und vollständig verfügbar. Die Abläufe sind transparent,der jeweilige Bearbeitungsstatus ist bekannt und die Durchlaufzeiten werden kürzer. Schlussendlich ist die Administration bei der Fallbearbeitung leichter und einfacher geworden.Die Mitarbeitenden können sich vermehrt auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Die Entscheidung fiel im Rahmen einer Submission. Am Ende des Ausschreibungsverfahrens wurde KLIBnet von Diartis als Lösung mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis ausgewählt. KLIBnet stellt heute die Drehscheibe für den Informationsfluss dar. Der Hauptprozess der KESB Basel beginnt mit dem digitalen Posteingang, der durch eine entsprechende Scanning-Infrastruktur unterstützt wird. Die gescannten Dokumente werden revisionssicher abgelegt und sind – abgesehen von einzelnen Dokumenttypen – ausschliesslich elektronisch vorhanden.
Nach vielen Prozessschritten im behördlichen Ablauf stehen Informationen zur Verfügung, die in schriftlicher Form an die Beteiligten verteilt werden. Diese Briefe und Bescheide zu unterschreiben und dann wieder zu scannen, wäre sehr umständlich gewesen. Die bessere Lösung war es, eine digitale Unterschrift einzusetzen. Die KESB Basel entschied sich hier für den All-In-Signing Service der Swisscom, der sich unkompliziert in KLIBnet integrieren liess.
Der Signaturprozess wird von KLIBnet aus gestartet, die Signierinformation wird vom All-In-Signing Service an KLIBnet zurückgemeldet und dort innerhalb eines sicheren PDF-Dokuments abgelegt. Der KLIBnet-User befindet sich dabei immer im Fallführungssystem.
Heute sind die Erfahrungen mit der erarbeiteten Lösung durchwegs positiv. Vom ersten Tag an war es für die Mitarbeitenden schnell und einfach möglich, die Dokumente elektronisch zu visieren. Die elektronische Signatur ist für sie eine weitere, deutliche Vereinfachung im Arbeitsablauf; für die digitalisierte KESB-Fallführungslösung ist sie ein wichtiger Baustein, der das System komplettiert.
Der Partner
All-in Signing Service ist ein Cloud-Service von Swisscom für rechtsgültiges digitales Signieren von Dokumenten. Mit der digitalen Signatur werden die Integrität und/oder Authentizität von Dokumenten gegenüber dem jeweiligen Vertragspartner oder Gesetzgeber sichergestellt. Der
Service bietet Rechtssicherheit gemäss Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) und der elektronischen Archivierung (GeBüV). KLIBnet profitiert vom praktischen und sicheren Signatur-Service, welcher sich einfach und schnell in verschiedensten Applikationen integrieren lässt. Bei der Erstellung der Signaturen wird dabei höchste Vertraulichkeit sichergestellt.
Die Organisation
Die Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde (KESB) gehört zum Departement für Wirtschaft, Soziales und Umwelt des Kantons Basel-Stadt. Rund 50 Mitarbeitende setzen sich für
Menschen ein, die nicht selbständig in der Lage sind, die für sie notwendige Unterstützung einzuholen.
Die Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde wird in der Regel aufgrund eines Antrages oder einer Meldung durch Privatpersonen, Verwaltungs- und Gerichtsbehörden oder
anderer Institutionen tätig.
Der Nutzen
Das Projekt eKESB Basel brachte folgende Verbesserungen:
- Verkürzte Durchlaufzeiten
- Vereinfachte Arbeitsabläufe
- Dossierinformationen sind jederzeit und vollständig
verfügbar - Einfache Umsetzung und Handhabung
Die Story zum Downloaden
Success-Story eKESB Basel.pdf
PDF / 2 MB