Das KLIBnet-Modul Elektronische Aktenführung (EAF) ermöglicht die papierarme elektronische Aktenführung mit KLIBnet. Belege und Dokumente werden in einer geschäftsverwaltungstauglichen KLIBnet-Ablage geführt.
Unabhängig, effizient und transparent in die Zukunft
Das bedeutet es konkret:
Durch die elektronische Aktenführung (EAF) ist es nicht mehr notwendig, alle Belege und Dokumente auszudrucken, um damit ein Papier-Dossier zu führen. Durch die Nutzung des Moduls EAF werden Belege und Dokumente der KLIBnet-Dokumenten-Verwaltung statt auf dem Fileserver in einer revisionssicheren Ablage geführt.
So funktioniert es:
Das Standardmodul EAF beinhaltet ein Dokumentenmanagement-System (DMS).
Das bedeutet konkret, dass dieses System im KLIBnet eingebunden wird und via KLIBnet darauf zugegriffen werden kann. Ein Beleg oder Dokument aus dem KLIBnet wird im Hintergrund immer in der digitalen Archivierungsplattform abgelegt. Dort werden Änderungen an einem Beleg oder Dokument anhand von Versionen festgehalten. Das Löschen von Dokumenten ist nicht mehr möglich. Die Authentizität der Dokumente wird im DMS gesichert.
Die eigentliche Ablieferung sowie das Langzeitarchiv (Archivierung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist) ist nicht Teil des EAF-Moduls, sondern wird durch eine andere Lösung, evtl. auch durch eine andere Institution (z. B.: Gemeinde- oder Staatsarchiv) abgedeckt.
Weitere Module
Das Modul EAF lässt sich optimal mit folgenden Modulen kombinieren:
Dies ist zu beachten:
Das DMS ist komplett im KLIBnet eingebunden. Die Zugriffe erfolgen ausschliesslich via KLIBnet. Die elektronischen Dokumente können aus KLIBnet als PDF exportiert werden.
Systemanforderungen
Die aktuellen Systemanforderungen sind in der separaten Beilage zu entnehmen (siehe Download).
Ihre Vorteile
- Durch das vollständige elektronische Dossier können berechtigte Personen einfach im Alltag die Dokumente und Belege einsehen.
- Durch die Speicherung von Dokumentenversionen sind ursprünglichen Zustände des Dokumentes jederzeit aufrufbar und die Entwicklungen im Dokument nachvollziehbar.
- Zudem können Kosten für das physische Archiv und dessen Bewirtschaftung eingespart werden.
- Mit dem integrierten Dokumentenmanagementsystem wird das Löschen von Dokumenten verhindert, so garantieren wir Ihnen eine sichere Dokumentenablage.
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