KLIBnet-Modul
Scan-Cockpit

Eingehende Dokumente und Belege automatisiert in KLIBnet hinterlegen

Ihr zentraler digitaler Posteingang

Mit dem Modul Scan-Cockpit wird der Papier-Posteingang digitalisiert und somit die Grundlage für die digitalen Prozesse gelegt. Hierfür werden die eingehenden Dokumente (Fallführungsunterlagen) wie auch Buchhaltungsbelege (insb. Kreditorenrechnungen) zentral eingescannt und verarbeitet. Die eingescannte Post landet digital im Scan-Cockpit und kann von dort direkt in die jeweiligen Arbeitsprozesse eingebunden werden. 

Regelbasierte Dokumentenerkennung
Das Scan-Cockpit unterstützt anhand einer regelbasierten Text- und Dokumentenerkennung die Zuweisung zum Klientel. Auch werden bereits in diesem Arbeitsschritt weitere Metadaten, insb. der Swiss-QR-Code auf Kreditorenrechnungen und die Scankategorie (z.B. Rechnung, Dokument) erkannt und für den weiteren Prozess gespeichert.

Benachrichtigung der zuständigen Person
Für die weitere Verarbeitung erfolgen Benachrichtigungen auf elektronischem Weg über den Posteingang z.B. an die Beiständin/den Beistand oder die Sozialarbeitenden. Bei Kreditorenrechnungen werden die elektronischen Dokumente für den weiteren Prozess bereitgestellt um anschliessend mit den Komponenten "Rechnungsworkflow", "Berechnen-, Freigeben, Zahlen (BFZ)" oder dem "Gesundheitskosten--Rückforderungen (GKM)" die nächsten Schritte digital zu starten.

Möglicher Ablauf 

1. Das zentrale «Postbüro» scannt die eingehende Post (Dokumente und BUHA-Belege) ein.
2. Mittels integrierter Capturing-Funktion unterstützt KLIBnet beim Auslesen der Metadaten aus den Dokumenten (z.B. Klient/in, Dossier, Kategorie, Rechnungsbetrag).
3. Mitarbeitende können im Scan-Pool fehlende Daten ergänzen und speichern anschliessend das Dokument.
4. Je nach Dokumententyp wird nun folgender Schritt durchgeführt:
   • Dokument: Automatischer Eintrag in der Maske «Dokumente» wird generiert und das dazugehörige PDF-Dokument hinterlegt.
   • Rechnung: ESR/QR-Code wird ausgelesen, ein automatischer Eintrag in der Maske «Rechnung erfassen» generiert und das dazugehörige PDF-Dokument hinterlegt. Daten für die Buchhaltung (z.B. Buchhaltungscodes) müssen manuell ergänzt werden.
   • Rechnung mit Rückforderungen (Arztrechnungen) und Leistungsabrechnung: Automatischer Eintrag in der Maske «Gesundheitskosten-Rückforderungen» wird generiert. Sobald die Rechnung erfasst wird, wird die Rechnung als PDF-Datei hier hinterlegt.
5. KLIBnet benachrichtigt die zuständigen Mitarbeitenden

Dies ist zu beachten

• Das Modul Scan-Cockpit ist nur im Verbund mit anderen Modulen einsetzbar:
  • Kunden/innen ohne Klientenbuchhaltung: Modul EAF (elektronische Aktenführung) notwendig
  • Kunden/innen mit Klientenbuchhaltung: Modul EAF (elektronische Aktenführung und BFZ (Berechnen-Freigeben-Zahlen) oder Rechnungsworkflow
• Anforderungen an den Scanner: Kann Scans als PDF abspeichern, verfügt über Scan-to-Folder-Funktion (Netzwerkfähiger Scanner) und eine Auflösung von mindestens 300 dpi.
• Weitere technische Anforderungen sind zu berücksichtigen, die wir mit Ihnen auf Basis einer Checkliste überprüfen werden. Bei Fragen kontaktieren Sie bitte Ihre Account Managerin / Ihren Account Manager.